SCRUM: tudo que você precisa fazer para agilizar seus projetos

O que é SCRUM

Hoje vamos falar do Scrum, que essencialmente é uma metodologia para gestão de projetos. A palavrinha é difícil de falar, mas a metodologia é poderosa e pode ser aplicada em diversas áreas, entre elas a nossa, de Tecnologia de Informação. Vamos dar uma visão geral sobre como funciona, usando exemplos práticos do dia a dia. Bora lá?

Quando fazemos o planejamento de nossa empresa, ou time, em geral temos perspectivas a curto, médio e longo prazos. Essas perspectivas estão alinhadas com o planejamento estratégico (longo prazo), tático (médio prazo) e operacional (curto prazo) da empresa. Uma vez definido o planejamento, você precisa arregaçar as mangas e colocar as coisas para funcionar. A gestão das atividades que você vai desenvolver, para alcançar os objetivos desejados, precisa ser feita de forma adequada. É aqui que entra o papel de ferramentas para auxiliar na gestão dos projetos/processos envolvidos.

Dentro desse contexto, o Scrum é uma metodologia ágil que pode te ajudar. Essencialmente, ele tem a ambição de permitir a execução de projetos complexos da forma mais eficiente possível, ou seja, otimizando o tempo e os recursos. Para isso, o Scrum utiliza uma séria de ferramentas para ajudar as equipes a organizarem e gerenciarem o trabalho. Vamos colocar um exemplo prático para facilitar o entendimento?

Como aplicar SCRUM no seu negócio

Imagine que a sua empresa está crescendo, e que o servidor que você usa localmente para guardar os dados de tudo o que é feito (clientes, notas fiscais, fornecedores, etc…), está operando a 70% de sua capacidade. No seu planejamento, estava claro que em algum momento os dados seriam migrados para um servidor externo. Sua expectativa é que, em 5 meses, a migração precisa estar concluída, caso contrário, as atividades de sua empresa terão um grande risco operacional, ou seja, você poderá não atender os clientes de forma adequada. Vamos colocar o Scrum nesse contexto.

O primeiro passo seria definir a história, que é o que você quer fazer. Nesse caso, poderíamos escrever essa história como: “Migrar os dados para um servidor externo.” A metodologia Scrum propõe que histórias claras sejam definidas, de forma que qualquer pessoa consiga entender o que deve ser feito. A definição da história e das respectivas tarefas, são realizadas no ritual chamado planning, que nada mais é do que uma reunião de planejamento, envolvendo os membros da equipe do projeto.

Essa história possui muitas tarefas a serem executadas. Nesse exemplo hipotético, uma das tarefas seria escolher o local externo onde serão armazenadas as informações. Existem várias opções no mercado, como a AWS (Amazon Web Services), GCP (Google Cloud Platform), Microsoft Azure Web Services, etc… Outra tarefa, seria fazer o levantamento de todas as bases de dados da empresa. Então definir os responsáveis pela migração de cada base de dados. Depois da migração das bases, validar os resultados para ver se tudo funcionou direitinho. Todas essas tarefas, que estão dentro dessa história, fazem parte do que chamamos de “backlog”. Ou seja, o backlog é a lista de todas as tarefas que precisam ser executadas para que a história seja concluída com sucesso.

Uma vez definido o backlog, para cada uma das tarefas é atribuído um responsável. E então vamos começar uma sprint. O que é uma sprint? É um ritual que tem um tempo definido planejado, para executar as tarefas propostas. Dependendo dos times e dos projetos, as sprints podem durar uma semana, um mês, uma quinzena, enfim, podem variar, mas um prazo precisa ser definido. Nossa história tem um horizonte de tempo de 5 meses, então vamos definir que nossas sprints vão ter 15 dias (cerca de duas semanas). Então teremos ao todo no máximo 10 sprints para serem executadas, até a conclusão da história (“Migrar os dados para um servidor externo.”).

Como funciona o acompanhamento no SCRUM

No Scrum, o acompanhamento das sprints é diário, e ocorre através de reuniões chamadas de daily. Em geral as dailies ocorrem no início do dia, e todos os profissionais que estão participando da sprint informam o que já fizeram do projeto, quais são as atividades previstas para aquele dia, e se existe alguma coisa bloqueando as atividades (na linguagem do dia a dia, dizemos “tem algum block aí?”). A ideia é identificar, diariamente, se existem entraves para a execução do backlog (lista das tarefas) e, se existirem, o que precisa ser feito para superar esses entraves (“blocks”), e seguir em frente. O tempo é valioso, e as entregas precisam ser feitas. Então, nessas dailies toda a equipe se mobiliza para ouvir, entender o que está acontecendo e, se existir algum problema, quais serão as ações necessárias durante o dia para resolvê-los.

Como mencionamos, nesse exemplo a sprint dura 2 semanas, então apenas algumas atividades dessa história serão realizadas. Afinal, são 10 sprints previstas para concluir a história. Evidentemente, nem sempre as coisas saem como o planejado. Às vezes, algumas atividades previstas para serem concluídas na sprint não são, então são colocadas na próxima sprint. Em alguns casos, as atividades são terminadas antes, então outras atividades são antecipadas, e as coisas vão evoluindo. Em uma metodologia ágil como o Scrum, as coisas são bem dinâmicas. 

A seguir apresentamos um diagrama para ilustrar como funcionam as coisas utilizando a metodologia ágil.

A figura do Product Owner

Dentro desse contexto, existem os seguintes atores: o dono do produto, chamado de Product Owner (PO), o mestre de Scrum (Scrum Master), e a equipe de desenvolvedores. É o que chamamos de “Funções Ágeis do Scrum”. O dono do produto (PO), ajuda a definir as prioridades, medir o andamento das entregas, gerenciar o backlog, gerenciar a versão do produto, e gerenciar as partes interessadas. É uma atividade de um gestor. O Scrum Master é o líder que irá acompanhar a equipe de perto na execução das tarefas. Em geral possui um conhecimento técnico muito bom, para orientar adequadamente a equipe de desenvolvedores a alcançar os objetivos. Por fim, existe a equipe de desenvolvedores, que é o time que põe a mão na massa, e executa as tarefas.

Ferramentas para aplicar o SCRUM

Existem muitas ferramentas para utilizar o Scrum e fazer a gestão dos projetos. Eu utilizo o Jira com alguns times que interajo, e em outros utilizo o Monday. Existem outras opções no mercado. Confesso que minha vida seria mais fácil se todos os times utilizassem o mesmo software, mas a vida nem sempre é fácil… rsrsrs… A diversidade é compreensível, cada time tem o seu perfil e acaba escolhendo a ferramenta que se encaixa melhor. Na prática, você acaba se adaptando ao cliente, seja ele interno ou externo. 

E aí, preparado para utilizar a metodologia Scrum em seus projetos? Bons negócios e até a próxima!